Ứng dụng Excell và Ms Wold trong xây dựng.

Đãđi làm, không ai là không biết tới các chương trình, các phần mềm hỗ trợ, càng không ai là không biết tới phần mềm Ms wold và Ms Excell của hãng Microsof - con đẻ của tỷ phú Bill Gate phải không các bạn, hai chương trình này được ứng dụng rất rộng rãi trong lĩnh vực xây dựng chúng ta, có rất nhiều File Excell tính toán cốt thép, tính kết cấu công trình ( móng, sàn, cột, dầm... dựa trên nội lực tính toán từ các chương trình chuyên biệt như Etabs, Sap 2000...) cho tới các phần mềm chạy trên nền Excell hay có liên quan bắt buộc tới excell như Dự toán chẳng hạn....Nói chung là nó quá phổ biến rồi đúng không các bạn ?
Maketting cho 2 thằng này thì mình không dám nữa vì nó quá thân thuộc rồi, trong khuôn khổ bài viết này, mình chỉ đề cập đến ứng dụng của cả Wold và Excell trong xây dựng, mà chính xác là vào việc lập biên bản nghiệm thu .... của công việc.

Chắc nhiều bạn biết việc này rồi nhưng mình dám chắc rằng cũng không ít bạn chưa hề biết kết nối 2 anh này lại với nhau để phục vụ công việc cụ thể của mình, ví thử như khi bạn phải sửa lại hoàn toàn biên bản của một công trình  nào đó do một lý do nào đó chẳng hạn , nếu ít thì không sao nhưng mà công trình thi công tận ..mấy năm và có tới ..hàng trăm cái biên bản thì việc viết lại quả lài một việc đáng ngại, nếu bạn  làm bằng ..tay thì chí ít cũng mất khoảng ...2 tuần lễ. Nhưng hôm nay mình xin mách bạn một mẹo này, đảm bảo bạn rút ngắn được ....2/3 thời gian mà lại rất ...chính xác. Chúng ta bắt đầu nhé:
1. Trước tiên bạn cần hình dung cho mình  những công việc mà mình cần làm, sau đó lập nó thành một bảng Excell với nội dung gồm những mục sau đây :
STT - Tên công việc nghiệm thu; Thời gian bắt đầu NT nội bộ;  TG kết thúc NT Nội bộ; Ngày NT nội bộ; TG bắt đầu NT A+B; TG kết thúc NT A+B; Ngày NT A - B.
Bạn cần lập một bảng Excell gồm đầy đủ công việc cần nghiệm thu với đầy đủ nội dung trên ( bạn có thể thêm vào các nội dung khác như Tiêu chuẩn áp dụng .. ).bạn lưu lại và tắt Excell.
2. Trong bước này bạn vào Wold , bật biên bản mẫu ( yêu cầu biên bản này phải chuẩn theo mẫu chung ) , nháy chuột phải lên thanh Taskbar và chọn Mail Merge; trong cửa sổ Mail Merge bạn chọn chức năng Open Data Source trong cửa sổ hiện lên, bạn chọn đường dẫn tới File Excell mà mình vừa làm xong -> chọn OK.
3. Đây là bước quan trọng, trong bước này, bạn nạp các dữ liệu mà mình đã lập ở bảng Excell vừa lập vào Wold để tạo một biên bản hoàn chỉnh. tại các vị trí cần nạp thông tin, ( Nội dung nghiệm thu ) bạn bôi đen khoảng cần chèn ( nếu không có thì để trắng ), sau đó cọn chức năng Insert Merge fields và chon nội dung cần chèn từ bảng mới hiện ra tương ứng với vị trí công việc ( ví dụ tương ứng với vị trí  Nội dung nghiệm thu trong biên bản thì bạn hãy chọn Nội dung công việc trong bảng Excell ). Bạn hãy làm tuần tự lần lượt từng vị trí của biên bản nghiệm thu. Sau khi xong hết rồi, bạn chỉ cần làm một bước này là xong, kể cả có ...hàng trăm, hàng nghìn cái biên bản đi chăng nữa.
4. Trên thanh công cụ Mail Merge  bạn có thấy mấy cái mũi tên không, bạn chỉ việc Click cho nó đi tới số TT cuối cùng thì tức là biên bản cuối cùng của bạn cũng đã làm xong rồi đấy.
5. Xem và in ấn : Cũng trên thanh Mail Merge bạn hãy chọn chức năng Merge to new document  trong cửa sổ hiện ra, bạn chọn All nếu muốn hiện toàn bộ văn bản hoặc chọn tới trang mà bạn muốn hiển thị.
Việc in ấn chắc mình không phải đề cập nhỉ ?
Chúc các bạn thành công nhé.